Det gode bestyrelsesmøde

Du har sikkert også oplevet det modsatte; et møde, hvor du fysisk var til stede, men hvor dine tanker var smuttet en tur i Kvickly eller videre til de ting, du har planlagt de næste par dage.

Vi holder møder i vildskab.  Vi holder møder, når vi har brug for at blive enige, når vi vil dele viden eller når vi skal beslutte noget. Der kan være mange grunde til vi holder møder, og vi kan sikkert alle nikke genkendende til oplevelsen af, at et møde føltes som spildtid eller der var stor frustration forbundet med et møde.

Hold sjove møder

Når I holder sjove møder, bliver folk glade, og så er der en større åbenhed og positiv indstilling til, hvad der er på dagsordenen. Og vi vil jo alle gerne gå hjem med en glad fornemmelse efter et møde.

Skab overraskelser på møderne. Det kan være fjollet og tosset, eller det kan være en sang eller to minutters stilhed med lukkede øjne. I kan lade ansvaret gå på omgang, så I skiftes til at finde på.

En velkommen forandring er også at holde mødet et andet sted end I plejer, og hvis det er muligt at holde mødet udendørs, kan naturen bidrage til flere ideer og sjove aktiviteter.

Sæt fokus på formålet

Tag stilling til hvad der er formålet med mødet og de enkelte punkter på dagsordenen. Er der ikke et formål med punktet, så skrot det.

Typiske formål er:

• at give information
• at deltagerne får medindflydelse
• at deltagerne træffer beslutninger
• at deltagerne udvikler nye ideer

Vær tydelig omkring formålet med de enkelte punkter, så deltagerne ved, hvad der forventes af dem og så de fx ikke prøver at udvikle nye initiativer, når du prøver at give information om noget, der er besluttet.

Tjekliste til det gode møde:

Før mødet:

• Fastlæg mødets kategori, dagsorden samt formål og indkald deltagerne til mødet.
• Hvor længe skal mødet vare? Er der nogle, der skal gå tidligere? Tag også stilling til, om alle behøver deltage på hele mødet.
• Vær sikker på, der er afsat tid til hyggesnak, fx ved begyndelsen af mødet.
• Hav aftalt en mødeleder, som kan sikre fokus og fremdrift på en involverende og anerkendende måde.
• Hav en referent. Referentrolle kan med fordel gå på skift, da det kan være svært at være aktivt deltagende på mødet samtidig med, at man er referent.

På mødet:

• Begynd til aftalt tid – og slut til aftalt tid.
• Brug tid på, at alle forstår, hvad mødet går ud på.
• Hvis der er materiale der skal læses, så brug tid på, at alle får det læst til at starte med. Dårlig forberedelse er skidt, men at diskutere og træffe beslutninger ud fra det, er endnu værre. Det er en god idé at sende forslag og materiale ud i forvejen, hvis det er muligt.
• Tag kritisk stilling til måden, I mødes på. Behøver I sidde om et bord, når det, I godt kan lide, er at bevæge jer og være ude? Det er muligt nogle punkter behandles ved, at man taler sammen to og to eller går en tur. Et mødelokale kan også hurtigt pimpes med et par fyrfadslys og en dagsorden med farver og tegninger.
• Tag gerne en time–out undervejs. Bevæger mødet sig i den rigtige retning, eller spilder I tiden?

Efter mødet:

• Send referat til alle deltagere inkl. dato for næste møde.

Skriv et godt referat

Et godt møde slutter med et godt referat. Et præcist referat sikrer, at ingen er i tvivl om, hvad der bliver aftalt – både for deltagerne og dem, der var forhindret i at møde op. En måde at sikre dette er, ved at projektere referatet op på en væg, så alle kan se, hvad der bliver nedskrevet. I kan også vælge at bruge google docs til at skrive referatet, så kan alle læse med og evt. tilføje pointer under mødet. Et alternativ er at skrive et beslutningsreferat, hvor der kun nedskrives beslutninger fra mødet. I slutningen af hvert punkt oplæser referenten, hvad han/hun har skrevet og får godkendelse eller eventuelle rettelser med det samme.