Få styr på økonomien

Mange spejderledere ønsker ikke at spekulere for meget over gruppens økonomi – og det skal de heller ikke. Man bør stræbe efter at lederne fokuserer på aktiviteter og det daglige, mens der bliver skaffet penge på anden vis. Men derfor kan I stadig godt være ambitiøse om at have en god økonomi i gruppen. Det er nemlig med til at gruppen bliver mere attraktiv.

Gruppens økonomi er balancen mellem indtægter og udgifter. Indtægter kan være kontingent, deltagelse i gruppeture, sponsorater fra lokale virksomheder eller tilskud fra fx private fonde, kommunen og de lokale Sct. Georgs Gilder. Udgifter er fx kontingent til division og korps, drift af hytte, forsikringer, materialer og uddannelser.

Gode rutiner

Gode rutiner giver jer et overblik over jeres økonomi, og det omfatter jævnlige drøftelser om økonomien, prioritering af indsats mm. En god økonomi er essentiel for, at I kan prioritere de aktiviteter, der giver mening for jer. Det er derfor også vigtigt, at I har et langsigtet perspektiv på økonomien. Det er fx at tænke på udlandsturen, I har planer om at gennemføre om 2 år og i god tid at se på, hvordan I skaffer penge til at få så mange med som muligt. Inddrag gerne spejderne i brainstorm til sjove aktiviteter, der også giver penge.

Gode rutiner for gruppens økonomi handler også om, at det er enkelt for medlemmerne at betale kontingent og tilmelde sig ture samt for kassereren at skabe overblik over, hvilke aktiviteter der kan betale sig at gennemføre. Her kan Gruppeweb og Medlemsservice være gode værktøjer til at gøre det mere enkelt for alle og sikre, at data er gemt til senere brug.

Kassererens rolle

En god kasserer er et stort aktiv for gruppen. Den gode kasserer kan bidrage til overblikket samt input til prioritering af aktiviteter. Det kan fx være en forælder til en af spejderne, der har lyst til at engagere sig i netop denne rolle. Det kan dog også være, I kan finde den bedst kvalificerede uden for spejdergruppen. Flere og flere grupper afprøver muligheden af at betale sig ud af kassererrollen, da det netop er arbejdsopgaver, som kræver stor viden om kommunale tilskud, kontingentopkrævning og andre økonomiske anliggende, men ikke nødvendigvis kræver særlig stor spejdererfaring (dog er foreningserfaring et klart plus). Hvis I tilkøber kassererfunktionen uden for gruppen, bør I vælge en økonomiansvarlig, der har kontakten til den betalte kasserer.

Der er mange særlige regler og arbejdsgange, som kan være svære at få styr på som ny kasserer. Derfor er en grundig overlevering fra gammel til ny kasserer meget vigtig. Hvis Ikke man forbereder en ny person, eller sørger for at arbejdsgange er beskrevet, kan det være rigtig svært. Overvej hvem der har ansvaret for at det sker.

Lav et økonomisk årshjul

Ligesom det er vigtigt for spejdergruppen at have et årshjul over kommende aktiviteter, ture osv., er det en god ide at lave et årshjul for kassererens opgaver.

Lav et årshjul, der beskriver, hvad der skal søges tilskud til og hvornår, kontingentopkrævninger i gruppen samt hvornår der evt. sendes rykker ud, betaling af kontingent til korps og division osv. Et godt overblik sikrer jer, at I får søgt om refusion rettidigt hos kommunen, og at I ikke risikerer at miste jeres tilskud.

Hvis jeres kasserer mangler viden eller inspiration til at lave årshjulet, så tag fat i nogle af de erfarne kassererkræfter, der sidder rundt omkring i andre grupper, der hører ind under samme kommune som jeres egen. Divisionen kan evt. hjælpe med at skabe en kontakt. Når årshjulet er færdigt, så del det meget gerne med kassererne i jeres kommune – der vil sandsynligvis være nogen, der bliver inspireret eller kan være med til at opkvalificerer skemaet.

Gode råd til en sund økonomi

• I har et attraktivt produkt – det må gerne koste noget at gå til spejder
• Tal om gruppens økonomi på alle bestyrelsesmøder – det er vigtigt, at hele bestyrelsen er orienteret om og får mulighed for at prioritere midlerne, så den kan hjælpe og vejlede i forhold til restancer og lignende
• Vær aktiv i kommunens udvalg og arbejdsgrupper på fritidsområdet – det
  giver jer mulighed for at gøre kommunen opmærksom på forhold, som har betydning for jer
• Sæt jer ind i kommunens regler og frister for ansøgning om tilskud
  Folkeoplysningsloven bliver administreret forskelligt i forskellige kommuner 
• Sørg for, at gruppens medlemskartotek altid er opdateret – med et opdateret kartotek får I altid det rette medlemskontingent ind. Det er en god idé, at lave klare aftaler i gruppen om, hvem der opdaterer kartoteket
• Følg op på kontingentrestancer – det er en god idé, at I har klare aftaler om, hvordan I følger op på kontingentrestancer, så I har de penge, som I har budgetteret med 
• Afskaf kontantkassen og brug i stedet kun ud- og indbetalinger gennem bank – når alle transaktioner foregår på bankkontoen, kan transaktionerne altid dokumenteres
• Brug Medlemsservice – med Medlemsservice har I overblik over jeres økonomi.  Brug de forskellige vejledninger eller send en mail til supporten
• Brug Medlemsservice og Gruppeweb til tilmeldinger og betalinger – med Medlemsservice har I overblik over jeres tur, hvem der deltager, og hvem der har betalt. I kan også tage imod kontingent og tilmelding gennem Medlemsservice.
• Lav en flot årsrapport – Med en flot årsrapport har I et godt udgangspunkt for at skaffe penge til gruppen. En årsrapport indeholder billeder, gruppens udviklingsplan, en beretning om året der gik, og andre ting om gruppens liv. Vedlæg årsrapporten når I søger om midler.