FAQ - Medlemshåndtering
Det kan eksempelvis være nødvendigt at hente børneattest på et ikke-medlem, hvis en forælder skal hjælpe til i køkkenet på en sommerlejr.
Personen, der ønsker at hjælpe, skal blot være oprettet med stamkort i Medlemsservice – er det en forælder til et medlem, vil vedkommende allerede være oprettet.
Find stamkortet på personen. Under menupunktet Funktioner => klik Ny funktion => tilføj funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet.
Hvis fanen Funktioner ikke fremgår på stamkortet, skal du tildele denne funktion.
Gå til Enheder og fremsøg Gruppen. Klik Funktioner (eller evt. Bestyrelse) => Opret.
Søg personen frem og tildel den ønskede funktion.
Derefter bliver fanen Funktioner også synlig på personens stamkort.
OBS Klik IKKE på Indmeld, medmindre personen også skal være medlem, og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent.
En enhed er en gren eller en gruppe i medlemservice.
Det er kun muligt at inaktivere enheder, der ikke længere har tilknyttet medlemmer/personer med aktive funktioner. Altså må enheden ikke have aktive funktioner tilknyttet.
Du kan få en oversigt over en enheds aktive funktioner ved at åbne enhedens stamkort og klikke på Funktioner.
Herefter kan du se en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen, kan enheden deaktiveres.
Når enheden er gjort inaktiv bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem, hvis det bliver aktuelt.
OBS Du skal have kontakt til supporten
For at Medlemsservice er et godt værktøj med overblik over DDS- medlemmer, er det vigtigt, at alle oplysninger er registreret korrekt.
Det er desværre IKKE muligt at redigere indmeldelsesdato eller startdato på egen hånd.
Send en liste til supporten med, hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes.
Angiv med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato.
Måske Medlemsservice giver besked om, at du ikke kan indmelde et medlem, fordi vedkommende allerede har et eksklusivt medlemskab af typen primært medlemskab.
Det er kun muligt at være medlem af Landsorganisationen én gang.
Dog kan man sagtens have medlemskaber i flere grupper eller kredse – og betale kontingent flere steder, uden det forårsager problemer. Men man har sit primære medlemskab i én gruppe/kreds, og det er her, der opkræves kontingent af Landsorganisationen.
Såfremt man ønsker et sekundært medlemskab, skal man tildeles en medlemsbærende funktion i en enhed, f.eks. enhedsassistent for Mikroerne eller holdleder for Klanen. Medlemsbærende funktioner er lederfunktioner samt funktionen Enhedsmedlem/Enhedstilknytning.
Funktionen tilføjes ved at gå til stamkortet for det pågældende enhed/hold/udvalg.
Vælg Funktioner => Opret => vælg medlemmet => vælg funktionen => og sæt en startdato for funktionen.
Hvis medlemmets oprindelige stamkort ikke er tilknyttet gruppen/kredsen endnu så kontakt supporten og få det oprindelige stamkort tilknyttet.
Tildel en funktion ved at gå til Enheder => fremsøg gruppen => Funktioner => Opret.
Søg personen frem og tildel den ønskede funktion.
Hermed bliver fanebladet Funktioner også synligt på personens stamkort.
Hvis personen ikke har et stamkort i forvejen oprettes der et med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag.
OBS Klik IKKE på Indmeld medmindre, at personen også skal være medlem, og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent.
Det er vigtigt at bruge de eksisterende stamkort (fra familiemedlemmer), så historik beholdes, og vi undgår dubletter i systemet.
Klik ind på stamkortet for det nye medlem. Under fanebladet Pårørende => klik Tilføj pårørende. Husk først relationen (barn af/forældre til/søskende) og derefter navn. Slut af med at klikke Tilføj Pårørende.
Hvis den pårørende ikke kommer frem ved søgning, så klik Søg flere. Prøv med kun at søge på eks. fornavn og klik Søg flere. Fjern eventuelt filtre ved at klikke på Filtre => inaktive kontakter.
Søg på navn, adresse, mobilnummer, e-mailadresse.
Kontingentfakturaen udstedes til medlemmet, hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet.
Der er ikke forskel på, om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er en god idé at sætte betaler på, så det fremgår ens for alle.
Er der angivet en anden betaler end medlemmet, udstedes fakturaen til denne betaler.
Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema:
Hvis du har fået startet en forkert opsætning af en kontigentopkrævning, er det nemmest at slette kontingentkontrakten.
Gå ind på medlemmets stamkort => Kontingent og bidrag => Kontrakter => markér den pågældende kontrakt => Handlinger => Slet.
OBS Når du gør dette, kan du opkræve kontingent forfra, dvs. Medlemsservice advarer ikke om, at den pågældende periode evt. allerede er opkrævet.
Under menupunktet Medlemmer og fanen Funktioner og medlemskaber => Medlemskaber i topmenuen er der oprettet et favoritfilter til søgning.
Klik på dropdownmenuen Favoritter, hvor du finder filtreringsmuligheden: Anmodning om udmeldelse er aktiv.
Find medlemmets gamle stamkort. Det kan søges frem ved at fjerne Aktiv-filtret under søgning.
Søg derefter eks. på navnet.
Gå ind på stamkortet og rediger oplysningerne på medlemmet, så de fremgår korrekt. Herefter trykker du på Tilmeld, indtaster den nye indmeldingsdato og klikker Indmeld. Medlemmer er nu blevet genindmeldt.
OBS Kun personer med funktionen Medlemsansvarlig, Gruppeleder og Gruppekasserer kan udfylde og afslutte Medlemsbekræftelsen. Det er en god idé at få aftalt indbyrdes i gruppen, hvem der har ansvaret for dette.
Du skal sikre dig at:
- der på gruppens stamkort i Medlemsservice står, hvornår der senest er afholdt gruppemøde.
- at alle medlemmer er registreret korrekt med fødselsdato og indmeldelsesdato (evt. også udmeldelsesdato)
Herefter kan du åbne medlemsbekræftelsen og ”vinge” dem af, der:
- er medlemmer pr. 31/12
- har været medlemmer i minimum 3 måneder af året (altså tidligere medlemmer udmeldt i løbet af året)
- og alle der har betalt minimum 75 kr. i personligt indbetalt kontigent (altså ikke frikontingenter, kontingent hvor kommunen eller en forening betaler)
Medlemmerne skal være grønne, når du var ”vinget” dem af, som betalende medlemmer. Mangler der medlemmer på listen, kan det være, fordi de ikke er registreret korrekt under pkt. 2.
Er der opdateret dato for generalforsamling eller medlemsoplysninger efter, at du har åbnet kladden for medlemsbekræftelse, skal du klikke Opdater, før siden opdateres med de nye oplysninger.