Godt samspil mellem bestyrelse og gruppeledelse

En klar rolle- og opgavefordeling er nødvendig for, at I kan skabe udvikling i gruppen. Jo bedre, I formår at opdele og dele ansvaret, jo lettere bliver det også at påtage sig ansvar, ligesom det bliver tydeligt i gruppen, hvem man kan spørge om hvad.

Særligt er en god og afklaret rollefordeling mellem bestyrelse og gruppeledelse af stor betydning, da det er i dette samarbejde, kursen lægges for resten af gruppens arbejde.

Der findes lige så mange måder at lægge dette snit på, som der findes grupper. Det vigtigste er, at I investerer tid og kræfter på at finde en sund og fornuftig rollefordeling, som alle parter kan se sig selv i, og som I mener bedst kan sikre gruppens udvikling.

I dette kapitel gennemgås de typiske arbejdsopgaver for bestyrelse og gruppeledelse, og I finder inspiration til hvordan organiseringen af roller- og opgaver mellem disse to centrale dele af gruppen kan indrettes.

Gruppelederens rolle

At være gruppeleder kan sammenlignes med at være chef med personaleansvar. Chefen kan ikke alene drive virksomheden, men det er den måde, chefen sætter rammerne for både arbejde og samvær, som afgør, hvilken stemning og drift, der er i virksomheden.

Det er gruppelederen, der kitter gruppen sammen, men det er ikke ensbetydende med, at gruppelederen har ansvaret for at få alle arbejdsopgaver i hus. Husk dette, når I planlægger jeres årshjul. Gruppelederens job er krævende, og gruppelederen skal så vidt muligt ikke påtage sig andre roller i gruppen end at være gruppeleder.

Undersøgelser og erfaringer viser, at en god gruppeleder mestrer både at være jordnær og visionær. Det er en stor opgave at være både jordnær og drage omsorg for sine spejdere og ledere og samtidig være visionær og arbejde for større samarbejde i lokalsamfundet, flere penge til at lave aktiviteter for, planlægge møder og ture og rekruttere flere ledere til gruppen. I en del grupper har man derfor valgt at fordele gruppelederfunktionens ansvar på to eller flere personer.

Gruppelederens opgaver er mangeartede, men kan typisk opsummeres til:

• Tæt kontakt til forperson og ledergruppe
• Udvikling af gruppen
• Lederpleje (samtaler, socialt, holdånd i ledergruppen, sammenhæng i aktiviteterne afdelingerne i mellem)
• Modtagelse af nye ledere, forældre, spejdere og andre
• Motivere ledergruppe og bestyrelse
• Kontaktled til andre grupper og enheder i Det Danske Spejderkorps

Forpersonens rolle

En dygtig og dedikeret forperson kan have enorm betydning for gruppens drift og udvikling.

Forpersonen indkalder til bestyrelsesmøder, arbejder tæt sammen med gruppelederen om rammerne for gruppens aktiviteter, blandt andet økonomi og lokalpolitisk. Forpersonen har også det overordnede ansvar for, at gruppen lever op til de love og vedtægter, som gælder for grupper i Det Danske Spejderkorps.

Det er ofte en fordel, at forpersonen er et erfarent foreningsmenneske, der ved, hvad der skal til for at køre en god forening. Det kan også være en fordel at vælge en forperson, der ikke kender så meget til spejderverdenen, da I så vil få nye ideer til at gøre jeres arbejde anderledes.

Forpersonens opgaver består typisk af:

• Indkalde til og lede bestyrelsesmøder
• Tæt kontakt til gruppeleder
• Være forbindelsesled til de andre forældrerepræsentanter mellem bestyrelsesmøder – ligesom gruppelederne er det til gruppens lederrepræsentanter
• Repræsentere bestyrelsen i andre råd, styrelser og udvalg
• Repræsentere bestyrelsen hos eksterne samarbejdspartnere, kommunen, Samråd osv.
• Ledererklæringer fra nye ledere
• Afholde grupperådsmøde
• Indsende gruppeindberetning efter grupperådsmødet
• Afholde valg af gruppeleder blandt gruppens ledere
• Afholde ledersamtale med gruppelederne

Samspillet mellem bestyrelse og gruppeledelse

Lige så vigtigt som det er at have afklaret rollerne, er det at have en klar forståelse af, hvad det er meningen og funktionen er ved at have en bestyrelse og en ledergruppe.

Mange steder er der i praksis ikke stor forskel på de to grupper, og det betyder, at lederne, der står for det daglige arbejde, også skal stå for at være visionære, skaffe en god økonomi, overskue grund, hytte, materialer og rammer i det hele taget. Det kan være meget ressourcekrævende for en ledergruppe at have det sådan. Lederne er først og fremmest spejdere og skal lave spejderarbejde.

Bestyrelsen og den koordination, der udgår derfra, er i den forstand ofte en undervurderet størrelse. En velfungerende bestyrelse er et sted, hvor forskellige ideer og interesser er repræsenteret. Ledernes ideer tages med til bestyrelsen af gruppelederen (som jo er valgt af lederne), forældregruppens ideer tages med af forældrerepræsentanterne, og spejdernes synspunkter varetages af de unge.

Forpersonens fornemste rolle er derfor at sikre en åben og ligeværdig dialog mellem de forskellige interesser, der er til stede i gruppen. En almindelig problemstilling kunne fx være, at bestyrelsen ikke mener, der bør afses midler til en ny bålhytte, mens dele af ledergruppen er af en anden opfattelse. Her skal forpersonen sikre, at de forskellige parter får lyttet til hinandens ønsker og forklaringer og så vidt muligt når til en fælles forståelse. En vigtig opgave for forpersonen er derfor også at kommunikere og afsætte tid til at give gode og grundige forklaringer på, hvorfor bestyrelsen vælger en særlig retning for gruppen.

Man skal i sin spejdergruppe forsøge at komme dertil, hvor alle har en forståelse for, at der er andre interesser end ens egen, men at alle vil det bedste for spejdergruppen. Oplever man som gruppeledelse eller forperson at der er afvigende interesser, er det ens opgave at starte en dialog om, hvor gruppen skal bevæge sig hen.