Indsatser ift. at hjælpe grupper med at overholde korpsets love

Denne artikel handler om, hvordan divisionsledelsen kan støtte grupperne, således at de udvikler sig og overholder korpsets love. 

Forebyggende indsatser:

Divisionsledelsen kan støtte grupperne på en række områder ift. at udvikle sig og overholde korpsets love.

Netværk skaber løbende dialog: 

Det er oplagt at lave netværk for gruppeledere, bestyrelsesmedlemmer og kasserer. Nedenfor er nogle emner, som vil hjælpe grupperne til at udvikle sig og overholde korpsets love. I netværkene kan grupperne hjælpe hinanden med at løse udfordringer med gruppens ledelse. Netværk med gruppelederne vil give jer en løbende dialog med grupperne og indsigt i, hvordan de klarer sig og om de har brug for hjælp. Gå i dialog med gruppen om dens udfordringer og hjælp dem med at finde en løsning herpå. Hvis der er brug for yderligere hjælp, er I selvfølgelig altid velkomne til at kontakte korpskontoret for konsulentbistand.

For-grupperådsmøder:

For-grupperådsmøder er et initiativ, hvor divisionsledelsen inviterer gruppeledere, kasserer og bestyrelsesformænd til et møde med fokus på årsregnskabet, bestyrelsessammensætning og rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer, samt planlægningen af et godt grupperådsmøde. Her får grupperne mulighed for at foregribe udfordringer fx ift. regnskabet eller rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer. Mødet vil også give jer et praj om hvilke grupper, der er ovenpå og hvilke, der har brug for en håndsrækning.

Læs mere om for-grupperådsmøder i kapitlet om netværk.

Udviklingsplaner:

Det er oplagt at invitere divisionens gruppeledere og bestyrelsesformænd til et møde med fokus på udviklingsplaner; erfaringsudveksling samt tips og tricks til at udvikle og arbejde med udviklingsplaner i spejdergruppen. Udviklingsplaner giver grupperne fokus, så de kan arbejde mere målrettet med at udvikle sig. Erfaringsudveksling og input ift. udviklingsplanen er med til at hæve gruppernes ambitioner, samt klæder dem på til at lave inddragende processer, hvor lederne er med til at udarbejde udviklingsplanen.

Introduktion til nye bestyrelsesmedlemmer:

Når grupperådsmøderne er overstået og der er nedsat nye bestyrelser i grupper, er det en god ide at invitere de nye bestyrelsesmedlemmer til et netværksmøde med fokus på rollen som bestyrelsesmedlem og opgaverne i bestyrelsen. Formålet er klæde de nye bestyrelsesmedlemmer på til at sidde i bestyrelsen, samt give dem mod til at deltage aktivt i bestyrelsesarbejdet.

Det er også en mulighed at invitere at invitere alle bestyrelsesmedlemmer til en dag med fokus på strategi og bestyrelsesarbejde. På denne måde, vil bestyrelserne få et fælles grundlag at arbejde ud fra. 

Få flere ideer til netværk samt tips og tricks til hvordan man får succes med sit netværk i kapitlet om netværk.

Udviklingsplaner og referater fra grupperådsmødet:

Udviklingsplaner og referater fra grupperådsmøderne er vigtige redskaber, som divisionsledelsen bruger til at få indsigt i, hvordan det går i gruppen. Divisionsledelsen har gruppernes referat, regnskab og udviklingsplan til rådighed, idet det er et krav at grupperne sender det til divisionschefen.

Divisionsledelsen screener referaterne ift. om bestyrelsessammensætningen er som den skal være. En gruppe kan være ramt af uvidenhed, manglende kendskab til regler og paragraffer og dermed "uforskyldt" komme til at fortsætte et gruppearbejde i en gruppe, der formelt ikke kan godkendes.

I gør jeres bedste for at hjælpe grupperne med at overholde korpsets love gennem det forebyggende arbejde. Desværre kan det ske, at der opstår udfordringer alligevel. Hvis gruppen ikke lever op til korpsets love, skal I starte en dialog med gruppen og sammen med dem lægge en plan for, hvordan gruppen kommer til at leve op til korpsets love. Har I brug for hjælp kan I altid kontakte en af korpskontorets udviklingskonsulenter.

Eksempler på udfordringer: 

Grupperådet besluttede ikke at godkende regnskabet. Det kan være, at der er væsentlige fejl eller mangler i regnskabet. Aftal med gruppen, hvornår den holder et ekstraordinært grupperådsmøde med regnskab som det eneste punkt på dagsordenen. I kan med fordel sætte en frist for dette, fx to måneder. Gruppen sender herefter regnskab til divisionsledelsen.

Grupperådet besluttede ikke at godkende den fremlagte udviklingsplan. Undersøg sammen med gruppen, hvorfor grupperådet ikke ville godkende udviklingsplanen. Opfordre gruppen til sammen med lederne at udarbejde en ny og evt. mere ambitiøs udviklingsplan, på baggrund af den feedback de fik fra grupperådet. Hjælp evt. gruppen med at facilitere en proces, hvor de i fællesskab udarbejder en udviklingsplan eller giv dem feedback på den udviklingsplan de allerede har udarbejdet.

Ingen ville stille op som revisor/kasserer/formand/søkyndigtmedlem. Opfordre gruppen til at vælge at holde et ekstraordinært grupperådsmøde med valg af revisor/kasserer/formand/søkyndigtmedlem som det eneste punkt på dagsordenen fx inden for to måneder. Hjælp gruppen med at lægge en strategi for at rekruttere en person til funktionen. Få inspiration til rekruttering i Den Gode Gruppe eller få hjælp af en konsulent på korpskontoret. Gruppen holder ekstraordinært grupperådsmøde og vælger en revisor/kasserer/formand/søkyndigtmedlem og indskriver vedkommende i medlemsservice. Hvis der er tale om en revisor eller kasserer kan gruppen i samarbejde med divisionen eller en anden gruppe sikre, at revisoropgaver bliver løst. Gruppen kan også tilkøbe en kasserer/revisor. Tal med gruppen om denne løsning, og hjælp dem med at afklare om det er en løsning, der kan fungere.

Hvis gruppen på trods af jeres forsøg på at hjælpe vedbliver med at overtræde korpsets love, så kontakt en af korpsets konsulenter og drøft, hvorvidt gruppen skal have tilbagetrukket sin anerkendelse.