Struktur og rutiner i gruppen

At have styr på gruppens rutiner er en af de allervigtigste ting, man kan give sig i kast med. Ikke alene kan det være en hjælp for lederne i gruppen, det kan også lette arbejdet betydeligt, når I får nye folk ind, fordi de nemmere kommer ind i arbejdsopgaverne.

Har I styr på planlægningen, arbejdsgangene og rutinerne, får I mere overskud og tid. I skal ikke bruge unødig energi på at finde de rigtige materialer, være i tvivl om, hvor de forskellige dokumenter ligger på i jeres Dropbox eller være usikre på, hvornår man får refunderet sit udlæg.

Tiden og overskuddet kan I så bruge på alt det sjove – aktiviteterne med spejderne og samværet med de andre ledere.

Rutiner og arbejdsgange

Sørg for, at jeres rutiner og arbejdsgange er beskrevet, så I er enige om, hvordan tingene foregår. De, der har været i gruppen længe, kender ofte disse forhold på rygraden, men hvis det ikke er nedskrevet nogle steder, tager det lang tid for nye ledere at sætte sig ind i. Det er der ingen grund til, når vi gerne vil have nye ledere. Det skal være let at være ny.  

Skab løbende et overblik over alle opgaver og normale udfordringer i gruppen. Hvilke praktiske gøremål er der i løbet af ugen og året, og hvilke kommer igen og igen? Når I har overblik over det, kan I bedre justere det til, og det gør det også lettere for nye folk at forstå og bidrage til at skabe overskud i gruppen.

Et eksempel kan være at have helt styr på, hvordan man får penge igen, når man som leder har haft udlæg. Det er meget demotiverende som leder at skulle sætte himmel og hav i bevægelse, hver gang man skal have dækket sine udlæg. Så hav helt styr på, hvem der skal have bilag, hvornår de skal modtages, og om I bruger Medlemsservice til udlæg, om kassereren kan modtage kvitteringer på sms som billede, eller om der altid skal bruges originalkvitteringer.

Gruppehåndbog og drejebøger

Det er sjovt at opfinde den dybe tallerken – men det føles dumt at opfinde den flere gange. Med en gruppehåndbog og forskellige drejebøger kan I få beskrevet nogle af de faste succesfulde procedurer, I har i gruppen.

En gruppehåndbog samler alle nødvendige oplysninger om gruppens procedurer og faste arrangementer. Men husk også, at hvis I laver en håndbog, så skal den også opdateres. Lad den gerne vokse hen ad vejen, og forsøg ikke at indføre alle tiltag på en gang.

Emner man fx kan have med i en gruppehåndbog;

• Oversigter og tjeklister
• Pakkelister til weekendture
• Skemaer over afdelingernes madforbrug
• Opgaver i forbindelse med gruppeturen, julemødet etc.
• Centrale kontaktpersoner
• Tjekliste til, hvad rengøring i køkkenet indbefatter

En drejebog beskriver et tilbagevendende arrangement, tur eller lignende. En drejebog indeholder info om, hvad der normalt skal gøres, og hvem der er oplagt til at udføre opgaverne. Drejebøger er noget af det, der kan lette lederarbejdet betragteligt. I kan også sætte det endnu mere i system ved at nedsætte et udvalg, der kan komme med udkast til forskellige drejebøger, I derpå kan diskutere fælles i ledergruppen.

Få orden i jeres grej

Har I styr på, at alt jeres grej er i orden? Hvis ikke, så lav en plan over, hvordan I hurtigst og bedst får et overblik over jeres udstyr og får vedligeholdt det, der halter. Lav også faste arbejdsgange, som sikrer, at udstyret bliver holdt ajour løbende. I kan fx nedsætte et udvalg af grej-ansvarlige.

Nogle grupper har også faste procedurer for, at man fx med et manila-mærke, et stykke snor eller lignende markerer, at teltet eller trangiaen i jeres grejbank er i hel stand og klar til brug. På den måde undgår I at skulle pakke alle teltene ud og tjekke dem igennem dagen inden jeres gruppetur.

Kommunikation

Hvordan kommunikerer I internt i ledergruppen og mellem ledere, bestyrelse, forældre og spejdere? Mange benytter sig eksempelvis af e-mail som medie, og det kan være rigtig godt. Udfordringen kan være, at e-mail ikke bruges på samme måde af alle. Mens det for nogen er et dagligt værktøj, er det for andre noget, man kun ser på engang imellem. Det er set i mange grupper, at kommunikationen kan køre skævt på mail. Frustrationer over ikke at få svar, eller brugen af ironi, når man ikke kender hinanden så godt, kan være meget forstyrrende for de gode snakke. Telefonen er ofte god til at afklare ting hurtigt og effektivt. 

Tag det jævnligt op til diskussion, om det er den bedste måde, I gør det på, og sørg altid for, at I lytter til nytilkomne og respekterer nyes holdninger til måderne at gøre tingene på.

Andre online værktøjer kan også være en stor hjælp til at dele informationer. Dropbox, Google Drive eller en velfungerende hjemmeside med lederlogin er oplagte muligheder for at dele information. Her kan I fx have adresse- og telefonlister liggende, så I let kan få fat i hinanden. Det er også oplagt at lægge jeres gruppehåndbog online eller små vejledninger til, hvordan man får refunderet transport eller andre udgifter.

Planlægning

Med en årsplan, hvor alle jeres faste aktiviteter er noteret med datoer og deadlines, gør I arbejdet lettere for afdelingsledelserne, når der skal planlægges aktiviteter. Det er især vigtigt, når man planlægger 3-6 måneder frem i tiden – hvilket man bør gøre både for at sikre kvalitet i arbejdet og for at hjælpe lederne, så de ikke skal stresse over at skulle planlægge i sidste øjeblik.

Planlægning af halvåret eller året, kan med fordel kombineres med en weekendtur og ligge klar, længe før programmet faktisk går i gang.

Når programmet først er lagt, er det også relativt let at lægge et spændende program på hjemmesiden. En god huskeregel er, at gruppens fælles aktiviteter er på hjemmesiden 12 mdr. frem, mens afdelingernes program er på 3-6 måneder frem.