Tips til at afslutte regnskab i Medlemsservice
Afslutning af årsregnskabet står for døren og skal senest være klar til grupperådsmødet. Herunder kommer nogle tips til at komme godt i igennem. Rådene er uddrag af vejledningen ”Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice”, som du kan finde på medlemsservice.nu.
Er du helt ny i at lave årsregnskab i Medlemsservice, anbefaler vi, at du starter med at give vejledningen et kig.
1. Vær opmærksom på indkommende regninger: Hvilket regnskab hører de til?
Dette er mere et generelt tip end en egentlig procedure.
Særligt omkring og efter årsskiftet er det meget vigtigt at være opmærksom på, om de regninger, der kommer ind, skal bogføres i det nye eller gamle år. Det kan give anledning til mange frustrationer, hvis en regning ved en fejl bliver bogført i det forkerte regnskabsår.
2. Tjek at din banksaldo svarer til den, banken oplyser pr. 31.12.
Gå ind under fanen regnskab, og i menuen vælger du balance. Husk at vælge det gældende regnskabsår.
På konto 3000 (standardkontoen for banken) kan du se saldoen på alt, du har bogført. Denne saldo skal gerne stemme overens med den saldo, du har i banken pr. 31. december. Stemmer den ikke, kan det være, du mangler at bogføre nogle poster. Har du fået alle regninger med?
3. Tjek at balancen er 0,00
Udviser balancen i bunden ikke et pænt nul, er der en ubalance et sted.
Prøv at gå et år tilbage og se, om differencen også fremgår her. Kan du ikke selv finde fejlen, så skriv straks til supporten på medlem@dds.dk og bed om hjælp.
4. Sørg for at alt er bogført og at der ikke er ”røde posteringer” (dvs. er ikke i balance)
Har du ikke fået alle posteringer bogført i årets løb, er det tid at gøre det nu.
- Gå ind under menupunktet Journalposter
- Åbn dropdown listen ved Journal og vælg den blanke linie øverst
- Klik på den lille trekant i søgefeltet
- Vælg filteret Ikke bogført
Marker alle ved at sætte flueben i firkanten til venstre i overskriftslinien, vælg menuen 'Flere' og klik på 'Bogfør'.
Der bør ikke være posteringer, der ikke er i balance. De fejl, der er set, skyldes ”oprydning”, hvor en kasserer har haft ”held” til at slette konti, der ikke har været brugt i flere år (den mulighed er for længst lukket, men nogle få kasserere nåede desværre at bruge den).
- Gå ind under menupunktet Journalposter
- Åbn dropdown listen ved Journal og vælg den blanke linie øverst
- Klik på den lille trekant i søgefeltet
- Vælg filteret Ikke i balance
Er der posteringer, der ikke er i balance (altså ikke har en modpost), viser disse sig med rød skrift.
5. Afstem konto 3035 Kortbetalinger
Konto 3035 er den konto som betalinger går ind på som modpost, når dine medlemmer betaler med betalingskort. Det er også den konto du skal bogføre på, når du får pengene sendt fra korpskontoret til din bankkonto. Betalingen hedder medlemsservice kortbetaling.
Der kan sagtens være et beløb på denne konto, da der kan være betalinger, du endnu ikke har modtaget fra korpskontoret eller medlemmer, der har betalt efterfølgende.
Beløbet skulle gerne stemme overens med de poster der står til afventer udbetaling som du kan se under menuen kort-transaktioner.
6. Læs vejledningen ”Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice”
Her finder du en udførlig vejledning med skærmbilleder som styrer dig sikkert igennem årsregnskabet. Du finder vejledningen på medlemsservice.nu, hvor du også kan finde seneste kurser og andre vejledninger.