Vejledning til at tjekke medlemstal og kontingentbetaling

Her er lidt baggrundsmateriale for, at I som enhed i Det Danske Spejderkorps, på den mest effektive måde, kan leve op til de regler, vi er underlagt, når vi søger om driftstilskud fra udlodningsmidlerne hos Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF). Desuden er der en vejledning til, hvordan man på en nem og overskuelig måde kan trække informationer om kontingentbetaling og varighed af medlemskab, hvis man laver regnskab og kontingentopkrævninger i regnskabsmodulet i Medlemsservice. Denne manøvre skulle gerne gøre det mere enkelt at udføre medlemsbekræftelsen i januar.

Det Danske Spejderkorps søger om driftstilskud på baggrund af dels vores samlede medlemstal og dels på antallet af lokale enheder. Inden vi får lov til at indsende vores ansøgning om driftstilskud til DUF, skal vores revisor, Deloitte, foretage en grundig stikprøvekontrol af vores oplysninger.

Når der ansøges om midler hos DUF, sker det på baggrund af medlemmer, der er under 30 år. 
Er man over 30 år, er man nemlig ikke ung i DUFs øjne.
Medlemsbekræftelsen dækker dog alle medlemmer i gruppen, men det er kun de medlemmer, der er under 30 år, der bliver revideret. Dette gælder både spejdere og ledere.

Stikprøvekontrol af kontingentbetaling

I 2023 blev der udtaget 30 enheder til stikprøvekontrol: 10 enheder til kontrol af kontingentbetaling og 20 enheder til kontrol af regelmæssig aktivitet hen over året – herunder afholdelse af grupperådsmøder. I aktivitetskontrollen har vi ganske få fejl. Det bliver også bemærket, at der er styr på aktiviteterne og det direkte medlemsdemokrati DDS. Dog vil vi opfordre til at bruge skabelonen til dagsorden til rådsmøder, som bliver opdateret i begyndelsen af januar. Skabelonen sikrer, at din enheds referater bliver ført på en fornuftig måde, som også kan bruges i andre officielle sammenhænge.

I kontrollen af kontingentbetaling oplever vi desværre hvert år, at der er enheder, der har en mangelfuld dokumentation for kontingentopkrævningen, og derfor har vi haft en fejlprocent på omkring 3-5% gennem de sidste par år. Konkret sker der det, at de fejl, revisoren finder i de udtrukne enheder bliver overført til vores samlede ansøgning. I den endelige ansøgning bliver vores medlemstal derfor mindre. Fejlprocenten er ikke alarmerende høj, men DUF har alligevel bemærket, at vi skal arbejde på at minimere antallet af fejl i dokumentationen af kontingentbetaling.

Hvad er det, der bliver kontrolleret?

De tal, vi lægger til grund for vores ansøgning, er de tal, som I giver os, når I foretager medlemsbekræftelse i Medlemsservice i begyndelsen af kalenderåret. Der har I mulighed for at af- eller bekræfte, hvorvidt medlemmet personligt eller medlemmets nærmeste familie har betalt minimum 75 kr. i kontingent, samt at af- eller bekræfte, om medlemmet er medlem ved årets udgang – eller har været medlem i minimum 3 måneder af kalenderåret, der ansøges i.

Personligt kontingent er defineret ved at det er medlemmet selv (eller forældre/værge), der har betalt kontingentet. Det betyder, at et medlemskab, der er betalt via friplads fra kommunen, Sct. Georgsgildet, Lions Club eller tilsvarende, ikke kan tælles med i opgørelsen.

De navne, der fremgår af listen i bekræftelsesprocessen, er de spejdere, som ifølge jeres data i Medlemsservice opfylder kravet om at være medlem i minimum 3 måneder. Hvis der er navne på listen, som ikke opfylder kravene – eksempelvis skulle have været udmeldt tidligere, og derved eksempelvis ikke at have været medlem i minimum 3 måneder, så er det her, man har mulighed for at rette det, simpelthen ved at undlade at bekræfte personen.

Rettelse af udmeldelsesdato

Selvom det er muligt at fravælge 3-månedersmedlemsskaberne i bekræftelsesprocessen, er det også muligt at opdatere en udmeldelsesdato tilbage i tid på et medlem, som er stoppet som spejder. Den funktion gør data mere korrekte, så den medlemsansvarlige kan indtaste den dato, medlemmet rent faktisk anmodede om udmeldelse, frem for kun at skulle holde rede på datoer og sammenholde med tallene med medlemsbekræftelsen i januar. Hvis du som medlemsansvarlig er i tvivl om, hvorvidt en person har været medlem i minimum 3 måneder, er vores anbefaling, at du undlader at bekræfte personen.

Hvad dækker kontingentet på 75 kr.?

Enhederne beslutter selv medlemmernes kontingent ud fra blandt andet Korps- og Divisionskontingentet og enhedernes øvrige udgifter. Satsen på 75 kr. er udelukkende et udtryk for, at medlemmet i DUF’s øjne reelt set er interesseret i at være medlem af foreningen.

Korpskontingentet fastsættes som hidtil

Bemærk, at selvom du kan tilbagedatere udmeldelsesdatoen, er det altid alene enhedens ansvar at have opdaterede medlemsdata i Medlemsservice til enhver tid.

Til info opkræves korpskontingent på registrerede medlemstal i Medlemsservice pr. 31/12 (opkræves i februar), 1/5 (opkræves i juni) og 1/10 (opkræves i oktober). Korpskontingentet for 2023 er fastsat til 336 kr. af korpsrådsmødet i november 2022. Korpskontingentet for 2024 er fastsat til 348 kr. af korpsrådsmødet i november 2023.

Hvordan kan jeg dokumentere kontingentbetaling i Medlemsservice?

For at leve op til DUF’s krav om kontingentbetaling skal man kunne dokumentere at have modtaget minimum 75 kr. i kontingentbetaling for spejderen i kalenderåret. Det er spejderen selv eller nærmeste familie (forældre/værge), der skal have foretaget indbetalingen, og indbetalingen skal være foretaget i kalenderåret.

Regnskabsmodulet og især kontingentopkrævningen direkte i Medlemsservice er et godt værktøj til at få bedre styr på, hvem der har indbetalt kontingentet – og om der i det hele taget er betalt kontingent.

Du kan hurtigt danne dig et overblik over, om alle medlemmer har betalt deres kontingent ved at gå ind i fanen Regnskab og klikke på Medlemmer i menuen til venstre. I kolonnen yderst til højre finder du kontingenttilgodehavende. Står der et nul her, er kontingentet betalt. Står der et beløb, har medlemmet en åbentstående faktura. Ved at klikke på feltet kontingenttilgodehavende kan du sortere beløbene i størrelsesorden og få de personer, der har skyldige beløb samlet øverst.

Medlemsservice sender selv rykkere ud, men hvis du selv ønsker at sende personerne en mail om manglende betaling, skal du markere den lille boks ud for deres navn, klik på knappen 'flere' og vælge, om du vil sende mail til medlem, pårørende eller begge.

Hvis spejderen ikke betaler kontingent til gruppen?

Hvis der er spejdere i enheden, som ikke betaler kontingent selv, hvor eksempelvis kontingentet bliver dækket af kommunale fripladsordninger, Skt. Georgsgilderne, Lions Club, Broen eller andre sponsorer, er det naturligvis helt i orden, og spejderen er fuldt medlem af enheden i Det Danske Spejderkorps’ øjne. Men i medlemsbekræftelsen skal spejderens kontingentbetaling blot afkræftes, fordi det ikke er spejderen selv, der har betalt beløbet.

Hvis et medlem er i betalingsrestance, så der ikke er foretaget en kontingentbetaling for det pågældende år i det rigtige kalenderår, skal enheden også undlade at bekræfte medlemmet i medlemsbekræftelsesprocessen.

Gennem tiden har vi hørt forslag til kreativ omgåelse af kontingentbetaling til eksempelvis lederes kontingentbetaling. For en god ordens skyld er reglerne således, at en kontingentindbetaling skal stå alene. Der må ikke være tale om, at det er en del af en opkrævning for en spejdertur eller at kontingentet straks efter modsvares af udbetaling af telefonpenge eller lignende.

Overblik i kontingentbetaling i Medlemsservice

Har du brug for en oversigt over indmeldelses- og udmeldelsesdatoer, kontingenttilgodehavende, fremsendte faktura eller lignende, kan Medlemsservice også hjælpe med det. Går du eksempelvis ind under fanen Regnskab og klikker på Medlemmer i menuen, så prøv at markere alle dine medlemmer og tryk efterfølgende på knappen Flere og vælg herefter Opret eksport.

Rapportdelen indeholder en del standardlister, men du kan også selv vælge, hvilke oplysninger du vil trække ud af systemet. Nedenstående rapport viser eksempelvis hvornår medlemmet er startet, eventuelt stoppet og hvilke fakturaer der er sendt til medlemmet. Derudover viser kontingenttilgodehavende feltet om der er skyldigt kontingent.

Det hurtige overblik

Her følger et hurtigt overblik over, hvornår et medlem skal regnes med, eller ikke regnes med, i Medlemsbekræftelsen. Når der i nedenstående omtales "kontingent", menes der minimum 75 kroner.